Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis seperti terlihat pada
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk
yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk men-transfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya
komputer.
Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE). Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara. banyak organisasi mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan, misalnya:
* kekurangpahaman para pemakai tentang computer,
* Sistem Informasi Manajemen kekurang pahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis
dan peran manajemen,
* relatif mahalnya harga perangkat komputer,
* serta terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat
* membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat
mendukung semua lapisan manajer.
2. Pengguna Sistem Informasi Manajemen
Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan,yaitu:
- Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning);merupakan manajer tingkat atas,
seperti para jajaran Menteri, para eselon I, di mana keputusan-keputusan yang
dibuatnya berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkunganluar
organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi.
- Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control); yang dikenal juga dengan
istilah manajer tingkat menengah, mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana
stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan
organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini misalnya adalah Pejabat Eselon II,
kepala Kantor Wilayah, Kepala Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.
- Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control) merupakan manajer tingkat bawah
misalnya eselon IV dan V, bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudahditetapkan
oleh manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi.
3. Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing- masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem
informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi- transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau
pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada
tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan
diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap
bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam
sistem ini pengambil keputusan dianggap:
a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-
masing.
b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia
membuat urutan kepentingan semua alternatif.
c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan,
atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang
secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan
hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang
terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model
sistem keputusan tertutup.
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam
suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi
oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi
lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya
rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang
dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan
menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan.
Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada
proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen,
pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi
bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat
strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang
dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya
untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri
informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6
menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem
informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk
pengendalian operasional.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan
prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar
keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :
a. Proses transaksi
b. Proses laporan
c. Proses pemeriksaan
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang
dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :
a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi.
Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan
apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.
b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan
untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk
memilih kandidat secara kasar.
c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang
diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan
khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih
belum dilayani setelah 30 hari. 14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk
mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan
keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber
daya.
Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan
3) Sebab penyimpangan
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :
(1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, dll yang
mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :
1) Model perencanaan dan anggaran
2) Program-program laporan penyimpangan
3) Model-model analisis masalah
4) Model-model keputusan
5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan Keluaran dari sistem informasi pengendalian
manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus,
analisis
situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.
15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana
suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan
strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bias
diadakan, sebagai contoh :
a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui
pesanan
b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat
mengubah menjadi suatu toko obral di luar
tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian
manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa
perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus
penganggaran.
Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya
(berdasarkan kebijakan dewasa ini).
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan
sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
e. Prospek bagi industri di daerah lain.
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
g. Peluang bagi karya usaha baru.
h. Alternatif strategi
i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan
kebutuhan pengolahan operasional.
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan
diproyeksikan ke masa mendatang
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.
